» » » Okiem eksperta: jak dbać o efektywność spotkań w firmie

Okiem eksperta: jak dbać o efektywność spotkań w firmie

wpis w: Aktualności | 0
W najnowszym wydaniu Szefa Sprzedaży, ekspert i sędzia PNSA Krzysztof Wilma, był gościem działu „Okiem eksperta”. Opowiedział w nim o najważniejszych punktach i aspektach spotkania zespołu handlowego, wpływających na jego jak największą efektywność. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem.

 

Jakie warunki muszą być spełnione, aby spotkanie zespołu handlowego było efektywne?

Krzysztof Wilma, ekspert i sędzia Polish National Sales Awards,

laureat w I edycji PNSA,

Kierownik działu sprzedaży w kanale nowoczesnym, Kompania Piwowarska SA:

 

Niska efektywność spotkań jest często wskazywana jako jedna z największych bolączek firm, negatywnie wpływająca na szybkość i elastyczność działania. Wszyscy znamy takie sytuacje, kiedy prowadzący przychodzili na spotkania nieprzygotowani, a uczestnicy odbiegali od tematu. Efektywność tego typu zebrań można streścić w dwóch słowach: strata czasu. Jednym ze sposobów podniesienia wydajności spotkań w ramach przedsiębiorstwa jest wprowadzenie złotych zasad organizacji, zgodnych z duchem CORE (skrót od angielskich słów: consequence & consistency, ownership respect & trust, entrepreneurial empowerment). W Kompanii Piwowarskiej SA stosujemy się do następujących zasad:

 

PRZED SPOTKANIEM

  • Upewnij się, ze zebranie jest konieczne. Nie rób spotkań na siłę, tylko dlatego że wydaje ci się, że masz coś ważnego do przekazania;
  • Jeśli nie musisz odrywać zespołu od pracy i ściągać handlowców z rynku, skorzystaj z wideo konferencji. Zaoszczędzisz w ten sposób czas i ograniczysz konieczność podróżowania;
  • Ogranicz liczbę uczestników do minimum – do tych, których temat dotyczy i którzy mają na niego wpływ;
  • Ustal cel i plan spotkania. Sprecyzuj, czy celem będzie: podjecie decyzji, warsztat, operatywka czy przekazanie celów na kolejny miesiąc;
  • Ustal odpowiedni termin i zapewnij komfortowe warunki: miejsce, sale, a jeśli przewidujesz spotkanie dłuższe, niż 4 godziny – zagwarantuj posiłek i serwis kawowy;
  • Zaproś uczestników na spotkanie, określając jasno cel oraz załączając agendę. Podaj miejsce i czas rozpoczęcia oraz planowana długość spotkania;
  • Odpowiednio wcześniej wyślij uczestnikom materiały, z którymi maja się zapoznać;
  • Wskaż liderów poszczególnych tematów/obszarów poruszanych na spotkaniu, np. niech każdy z handlowców omówi wyniki lub raport. Tym sposobem unikniesz nudnych monologowych spotkań prowadzonych przez jedną osobę. Aktywujesz też każdego członka zespołu i pozwalasz, by każdy poczuł się istotny;
  • Bądź przygotowany!

 

W TRAKCIE

  • Moderuj, facylituj, prowadź je zgodnie z planem;
  • Trzymaj się wyznaczonych ram czasowych. Ustal zasady obowiązujące w trakcie spotkania, np. wyciszone komórki, nieużywanie komputerów (poza
    osobą prezentującą), nieprzerywanie sobie oraz wzajemne, aktywne słuchanie;
  • Wyznacz jedną osobę, która będzie robiła notatki;
  • Bądź aktywny i wspieraj uczestników, pytaj, stosując różne metody aktywizujące grupę, np. burze mózgów
    unikaj mikrozarządzania.

 

PO SPOTKANIU

  • Pamiętaj, żeby uczestnicy w ciągu 24 godzin otrzymali podsumowanie;
  • Deleguj zadania i przekaz informacje odpowiednim osobom;
  • Zweryfikuj, czy wypracowane wnioski zostały wdrożone.

 

Dodatkowo, na potrzeby oceny spotkań, warto stworzyć (praktykujemy to w Kompanii Piwowarskiej SA) specjalną kartę wyników w formie pliku Excel, gdzie każdy z uczestników może wyrazić swoją ocenę na temat: przygotowania spotkania, koncentracji i punktualności, programu spotkania, konstruktywnego udziału w spotkaniu oraz osiągnięcia założonych celówdodał.

 

Żeby te zasady zostały skutecznie wdrożone w całej organizacji, można zakomunikować je wszystkim pracownikom w newsletterach firmowych. Warto również stosować plakaty, które pojawią się w salkach spotkań we wszystkich lokalizacjach. Dzięki takiemu podejściu do organizacji spotkań będziecie mogli działać prościej, lepiej i szybciejpowiedział Krzysztof Wilma,

 

Zachęcamy do zakupienia pełnego wydania „Szefa Sprzedaży” nr 42/2019, który jest dostępny w najlepszych salonach prasowych w kraju oraz

na stronie internetowej TUTAJ.